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    档案管理咨询

    拥有一支来自高校、政府机关、企事业单位档案部门的专家团队。

    我们多年在档案信息化服务工作中,不断学习、创新、实践,在项目的需要与业务的开展中结识了很多档案方面的专家、学者与档案管理人员。他们在档案工作岗位上工作了十几年、几十年,写作并参与了很多高度被引用、高利用率的档案学术论文、档案管理学图书、档案行业标准,他们将工作实践与理论体系相结合,为档案行业与档案学界做出了突出贡献。他们有的来自政府机关、企事业单位的档案管理部门,有的来自于高校档案馆、档案院系。为了更好地服务档案行业,我们组建了一支专业的档案专家队伍,结合了理论界与实践界的精英力量,为大量客户提供了合法合规、科学先进、可落地的档案管理方案。

    2.1档案部门组织的建设

    (1)单位指定分管档案的领导,明文规定领导分管档案工作的职责范围,分管领导的绩效与档案工作挂钩。

    (2)设立独立的档案职能部门,并将档案工作纳入单位的发展规划和年度计划;每年批复专项的档案管理经费。

    (3)档案部门设立专业专职工作人员,专职人员必须具备专业的从行资格,考取行业相应的职业证书和培训证书,其他各部门须专门指定一名档案兼职工作人员负责日常与档案部门工作的对接,针对交接符合归档文件的双方签字。

    (4)所有档案材料要统一归口档案部门管理,任何部门和个人无权独立保管。

    (5)从分管领导到档案部门负责人再到各部门兼职档案管理员,各级档案管理者职责具体说明,分工明确。

    2.2档案各项制度建设

    (1)制定出单位《档案分类方案》,各部门结合自身的职能需求,充分理解自身部门的归档内容;档案部门制定相应的收集办法和接收要求。

    (2)档案部门参照国家和上级单位档案工作规定,制定本单位《文件材料归档范围和档案保管期限表》。

    (3)单位各部门实施将档案管理工作与工资、奖金挂钩的处罚措施,做到即时归档,不产生文件积压。

    (4)制定档案的整理、安全保密、借阅、统计、库房管理、鉴定销毁等相关工作制度。

    (5)档案工作纳入单位领导议事日程、规章制度、各部门经济问责制。

    2.3档案业务工作的建设

    (1)档案收集范围:文书、科技、会计、人事、声像、实物等。

    (2)各类档案的质量符合归档条件,内容准确、签字盖章齐全。

    (3)纸质档案和电子档案的目录完整,各类别档案整理有序、方法统一。

    (4)案卷、卷皮、卷内、备考表等信息填写准确,表格式样规格符合标准要求。

    (5)印制相应的档案借阅登记薄、档案利用和反馈登记表,制作移交清册、统计报表、销毁登记册。

    (6)各部门档案文件与项目进度同步进行,收集与整理归档要求同步,纸质档案成品上架与数字化成果同步开展。

    (7)档案部门指定时间定期对各部门的档案工作进行业务指导和抽查检验。

    (8)单位定期申请上级单位的档案部门专业人员来指导工作,学习新规新策。

    (9)档案库房不准存放任何与档案工作无关的物品。

    (10)单位成立档案鉴定小组,针对保管到期档案记录在案后完成鉴定销毁工作,销毁材料全体小组成员签字确认。

    2.4档案信息化建设

    (1)档案信息化设备:专用计算机、服务器、扫描仪、专业的档案管理软件。

    (2)档案信息化与单位OA平台实施对接,实现档案资源在权限分级范围网络共享。

    (3)纸质档案实现全文数字化入库,建立全文检索和目录检索;网络电子数据定期备份。

    (4)建立完善的安全保密制度,确保电子档案信息安全性。

    2.5档案部门设施设备建设

    (1)档案库房、阅览室、办公室最基本达到两室分开,并且档案库房要预留充足的存放空间,预留一般不低于10年存放量。

    (2)档案库房要采取8防措施,定期检查消防系统和温湿测量设备。

    (3)档案部门必备设施设备:密集架(柜)、打印机、复印机、扫描仪、温湿度计、空调、加(除)湿器、消毒柜等。

    (4)档案部门其他设施和相关耗材:档案盒、卷皮、装订机、装订线、档号章(文书和科技)、打码器、涂改液、胶水等。

    2.6档案编研、宣传与培训工作

    (1)档案部门每年最少完成1个编研项目(文件汇编、档案资料编辑出版、组织行业相关研讨会等)。

    (2)每年安排组织1次以上档案部门工作人员参加系统内的专门档案岗位技能培训和学习,安排会议宣传系统内档案工作的新规新策,为日常档案工作奠定牢固基础。

    (3)单位定期培训和考核各部门档案管理人员的业务水平并与个人经济利益挂钩或纳入个人提干(升迁)、竞岗考核专项。

    2.7档案管理咨询与档案整理数字化服务说明表

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