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    档案数字化是一个系统工程,无论从档案的浩瀚数量还是从利用需求

      档案数字化是一个系统工程,无论从档案的浩瀚数量还是从利用需求

      档案数字化是一项系统工程,无论是从档案数量的庞大,还是利用需求、成本核算的角度,都不可能一蹴而就。分级优先原则要求从需求牵引和成本效益原则出发,对数字化工作进行优化,优选数字化对象,根据需要,区分轻重缓急,分阶段、分批次地进行总体战略规划,全面落实《全国档案信息化建设规划纲要》中的各项指示精神:档案数字化建设要“以实际需要为前提,分阶段、分步骤地进行”。

      第一,必须明确分级优先的双重含义。品鉴过程中的层次优先包含两个含义,两个工作内容:

      首先要明确哪些档案是数字化的对象。可以被称为第一层或第一层,也可以被称为鉴别分层,从鉴定工作内容的角度来说。

      第二,在已确定的范畴内确定优先实施数字化的对象;从工作内容的角度来看,也可以称之为优选分层,即二次分层。

      应明确分级优先的依据;对于分层识别(区分哪些档案值得数字化),通常基于以下两个主要标准:

      区分档案的利用情况,优先选用利用频繁的档案。其中,档案数字化最重要也是较直接的测量手段,即档案的驱动和牵引作用。一般而言,基于对档案利用情况的调查和评估,一般优先考虑利用高的档案,将其归入数字化的范围,而不是归入利用低的档案。必须指出,数字化的对象不仅包括历史档案,而且还包括没有电子版本的高利用率的现有文件。

     区分档案价值,优选珍贵档案;也就是说:从保存原件的角度,对档案进行筛选,重点是具有特殊珍藏价值或年代久远、保管条件差、特别濒危、利用价值显著的珍贵档案。有些学者认为,应以数字化为契机,重新鉴定现有档案,剔除已过期、无保存价值的档案,减少重复归档,优选急需保护的原始资料,特别是孤本。

    对于优选层次(决定哪些档案优先数字化),笔者认为应把握以下“五个优先”。

     感谢大家耐心看完档案数字化小编分享的文章,如果有需要了解更多档案数字化和电子档案管理系统的相关知识,欢迎联系我们,东方明德24小时竭诚为您服务!


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