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    档案数字化管理优势与缺点有哪些?

    档案数字化管理优势与缺点有哪些?

    归档数字化管理是指将传统的以录音带、纸张、录像带等形式作为存储介质的各类档案资料,通过压缩、扫描、变换等手法,转换成图片文件、声音文件、录像文件等,再通过存储管理技能将图片与索引字段储存在光盘库、磁带库等各类大容量存储介质中,并发布到广域网、局域网、国际互联网、机关企业工作单位内部网等各种大容量存储介质中,并在广域网、视频网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络信息网络、网络随着现代因特网技术的发展,档案数字化管理已成为管理趋势,但同时也需要认识到档案数字化管理的优势与不足,充分利用它,不断改进,使之更好地服务于现代社会。

    一、档案数字化管理的优势。

           可缩短整理档案材料的工作时间。以往的档案管理工作大多是固定的时间、地点、地点,对其进行判断、整理、归档等过程往往耗时较长,而且往往事半功倍。数字文件管理,突破了原有工作管理的限制,计算机成为现代工作的途径,管理人员可以通过编码解码实现电子档案的存储,利用不同的载体来实现档案的复制存储。有关部门可以通过后台将归档资料输入计算机终端,通过后台系统发送到档案管理终端,管理人员利用计算机进行资料归档,缩短工时,提高工作质量。

    二、档案数字化管理不足。

    1、档案数字化管理存在一定的风险。当前,信息技术日新月异,网络信息安全问题日益突出,病毒、黑客入侵等因素对核算机系统中的档案信息构成了极大的威胁,也增加了档案的保密管理难度。另外,部分档案在转换为电子档案时,首先采用电子编码技术对档案进行批改,电子编码技能在使用过程中必然存在一些缺陷,假如对原始凭证的内容进行批改也不会留下任何痕迹,使相关管理人员难以及时发现。因此,要警惕违反档案法行为。

    2、工作人员在基本业务需求方面取得进展。由于档案数字化和数字化档案信息管理都要利用核算机软硬件以及扫描、存贮、数字印象管理等多种现代化技术,提高 档案管理业务水平,而非仅仅依靠掌握现代核算机就能胜任和完成工作的人员,而且必须具备扫描、存储、数字印象管理等多种现代化技术。因此,必须重视档案数字化,加强档案工作人员的数字化培养。随着核算机网络技术的不断发展,档案数字化管理成为档案工作发展的必然趋势。从手工档案管理向主动管理转变,现代信息技能必然完成管理工作的变革,从而提高管理能力,降低劳动强度,加快文件传送。因此,档案管理者必须正确权衡档案数字化管理的利弊,紧跟时代发展,探索科学管理档案工作的新思路、新方法,充分发挥档案信息数据资源的应用价值,突出其应用价值。



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