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    档案室档案扫描几点要素

    档案室档案扫描几点要素

    数字化档案室的建立,促使档案管理向数字化、档案管理由人工管理向计算机管理转变。随著信息化建设的逐步推进,扫描工作成为档案室的常态。怎样有效地规避扫描过程中出现的各种问题,更好地利用扫描结果,有效保护原始档案,已经成为基层档案工作者必须面对和解决的问题。

    扫描前做好准备工作。

    (一)数字化扫描规划总体任务,做好藏室档案数字化扫描,一是扫描等相关工作的统筹规划。一是做好进馆档案扫描工作分工。作为档案转交单位,为了方便自己的工作任务,应明确室藏档案是由档案单位扫描还是到县档案馆扫描。

    (二)整理扫描文件所需要的顺序。

    计算机软硬件设备数字化的前提是做好数字化扫描软硬件设备的配置,良好的配置能大大提高扫描工作的效率。特别要做到以下三点:一是要配置专用计算机、软件、光碟刻录机、高速扫描仪等硬件设备和专用的文件管理软件系统。二是要配备具有档案专业知识并熟练掌握现代化办公设备的人员,负责本单位档案的数字化处理。

    (三)规范相关的操作流程和标准,建立完善的数字化档案室管理系统,并规范相关的操作流程和标准,以方便扫描人员进行具体操作。制订检验标准要做到“三个明确”,一是明确扫描各环节的职责,二是明确扫描工作的具体操作流程,确保环环衔接;三是明确扫描数据质量标准的统一,按有关规范建立目录建库、扫描数据参数、图像处理存储、验收挂接、移交备份等内容。

    二、扫描作业注意事项。

    (一)重视安全管理。强化对档案人员的保密和业务培训,签订保密协议,提高扫描数据的保密性和安全性;同时,要做好扫描数据的备份和安全管理,防止数据丢失和泄漏。(二)加强质量控制。一要做好扫描资料的完整性审查,做到随时检查和定期抽查相结合;二是对数据信息进行质量控制,及时做好图像处理,区别对待“噪点”,尽可能保留档案原始性标记。㈢保障措施的执行。首先,合理确定扫描工作量,既考虑到扫描工作的进度要求,又兼顾扫描人员的技术熟练程度;其次要尽早介入相关职业病防护;


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